上司や部下への効果的な催促とプロセス管理で業務効率アップ：最新タスク管理ツールの賢い活用法
ビジネスの世界では、締め切りの厳守とタスクの進行管理が非常に重要です。しかし、催促は時としてストレス...
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チームのタスクを管理することは、簡単なことではありません。個人のタスクを管理するのに比べ、スキルや経験が異なる複数メンバーのタスクを管理しなければならないチームのタスク管理は難易度が上がります。
しかし、適切な方法で管理することでチームのパフォーマンスを向上させ、プロジェクトを成功に導くことができます。
本コラムでは、チームのタスクを管理するメリットや具体的な方法、コツなどをご紹介いたします。
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そもそもタスクとは、仕事やプロジェクトを細分化した最小単位のことを指します。
つまり、タスク管理とは、その最小単位に優先順位や期限をつけて管理することをいいます。
タスク管理を行うことで作業の抜け漏れをなくし、効率よくこなせるようになります。
タスク管理のメリットについては、「チームでタスク管理を行うメリット」で詳しくご紹介いたします。
タスク管理と聞くと、似たような意味の「プロジェクト管理」を思い浮かべる方もいらっしゃるでしょう。
プロジェクト管理とは、複数のタスクから成るプロジェクトの目標を達成させるために、プロジェクト全体の進捗や品質を管理することです。
つまり、プロジェクト管理の概念の中にタスク管理が含まれます。
タスク管理では、本稿のテーマのようにチーム全体のタスクを最適化するほか、個人が自分自身のタスクを管理することもあります。一方、プロジェクト管理は、プロジェクトマネージャーなどの監督者が行うケースがほとんどです。
現在、日本でタスク管理が注目されている背景には、働き方改革の推進やテレワークの浸透などがあります。
少子高齢化によって労働人口の減少が懸念される中、フルタイム勤務者だけでなく、介護や育児などと業務を両立させる必要のあるパートタイム勤務者を含む全体で、業務効率化や生産性向上が求められています。
また、テレワークやモバイル端末を活用した社外での就業が浸透しつつある中で、管理職者が部下全員の進捗状況を、直接目で見たり声をかけたりして確認できない状況が当たり前になりました。
こうした理由から、タスク管理を実施することでタスクの進捗状況を可視化し、各従業員のタスクが滞りなく進行していることを確認したり、ムリ・ムラ・ムダを発見して改善につなげたりすることが求められているのです。
プロジェクトや部署など、複数メンバーから構成されるチーム単位でタスク管理を行うメリットとして、次の3点が挙げられます。
チーム単位に限った話ではありませんが、タスク管理を行うことで各タスクの進捗状況を可視化できます。
進捗を可視化することで、タスクの漏れや遅れ、重複などを発見しやすくなり、改善につなげられます。また、可視化によって業務上関連のあるほかのメンバーのタスク状況を確認しながら業務を進められるようになることから、チームワークの向上も期待できます。
各メンバーの進捗状況を可視化できるようになると、プロジェクト全体のクリティカルな遅れをいち早く察知できます。
このため、プロジェクトマネージャーは、当初の予定を変更して、プロジェクト全体の遅れに影響するようなタスクを優先的に実施するように指示できるようになり、プロジェクトの遅れを防止できます。
進捗状況を可視化することで、プロジェクトリーダーなど管理職者がチームメンバーの作業状況を把握できるようになります。その結果、チームメンバー間でタスク量に差があれば是正でき、作業の速いチームメンバーに優先度の高いタスクを振り分けるといった判断も可能です。
このように、チーム全体でプロジェクトを完遂できるように、チーム内で作業量を最適化できます。
では、チームのタスクを管理するには、具体的にどうすれば良いのでしょうか？
方法とコツは、以下の通りです。
まずは、チームが担当する業務を最小単位のタスクまで細分化していきましょう。こうして、チーム内のタスクを洗い出します。各タスクの期限も明確にしましょう。可能であれば、タスクの目的や範囲、責任者まで明確に定義しておきます。
さらに、タスクの優先順位を見直したり、チーム内の異なる業務で似たようなタスクが重複して行われていないかなどをチェックしたりすることで、タスク管理の下地を整えられます。
前のステップで洗い出したタスクを、チームメンバーのスキルや経験、タスクの難易度を考慮しながら割り振っていきます。
チームでタスク管理を行う際は、各メンバーに適切なボリュームのタスクを割り当てることが大切です。こうすることで、チームメンバーが抱える負担が軽減され、モチベーションのアップ、維持につながります。
また、負担を軽減することで、チームメンバー同士でお互いのタスクに配慮し合ってチームワークを高められたり、余力をスキルアップのために使ったりできるでしょう。
各メンバーに適切なボリュームのタスクを割り振ったら、日々の業務の中で進捗状況を管理していきます。
タスクの進捗状況を定期的に確認し、遅延が発生しているタスクがあれば、対策を講じます。また、タスクの変更や追加があれば、関係者に周知しましょう。
管理していたタスクが完了したら、タスクの成果を評価します。
こうした一連のタスク管理を行う際に、おすすめしたいのがタスク管理ツールなどのデジタルツールを活用することです。
タスク管理ツールを活用すれば、各メンバーが保有するタスクの進捗状況をリアルタイムで可視化でき、ツール上でタスクやファイルの共有、コミュニケーションが行え、情報共有が促進されます。
また、タスク管理の自動化機能を活用すれば、より一層の業務効率化を実現できます。
タスク管理とは、業務やプロジェクトを最小単位に分解した「タスク」の進捗状況を管理することです。タスク管理を行うことで、業務やプロジェクト全体の遅れを防止したり、品質を向上・維持したりすることができます。
チーム単位でタスクを管理するには、チーム内のすべてのタスクを洗い出した後、チームメンバーのスキルを見ながら、適切なボリュームのタスクを割り当て、日々の進捗状況を把握していきます。
チームのタスク管理には、タスク管理ツールなどのデジタルツールを活用することで、リアルタイム性や高い業務効率化が期待できます。
もし、チーム全体のタスク管理に課題をお抱えのご担当者様がいれば、業務管理者向けタスク管理ツール「i3Links」の導入を検討してみてください。
「i3Links」について詳しくは、こちらのページをご覧ください。
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