【2024年最新版】タスク管理ツールのおすすめ10選を比較して紹介します！
タスク管理ツールとは、業務やプロジェクトなどを遂行する上で発生するタスク一つひとつを管理することで、重複・漏れを防ぎながら期限内の完了をサポートするシステムのことです。
日本では、少子高齢化による労働力不足やテレワークの普及といった背景から、タスク管理ツールに期待が集まっています。
本コラムでは、タスク管理ツールの主な機能や導入・活用のメリット、おすすめ10選などをご紹介いたします。
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タスク管理ツールとは
タスク管理ツールとは、業務やプロジェクトなどを遂行する上で発生するタスク一つひとつを管理することで、重複・漏れを防ぎながら期限内に完了することをサポートするシステムのことです。
タスク管理ツールを活用することで業務効率化を実現でき、プロジェクトの完了率を向上したり、業務改善が行えたり、テレワークを実現できたりします。
タスク管理ツールの導入メリットは「タスク管理ツールを導入するメリット」で詳しくご紹介いたします。
タスク管理ツールが注目される理由とは
日本でタスク管理ツールが注目されている理由には、大きく次の3つがあります。
少子高齢化による人材不足（働き方改革の推進）
日本は、平成9（1997）年に少子高齢化社会に突入しました。
政府は、少子高齢化社会における労働力の減少を見越して、労働力確保のために働き方改革を推進しました。
働き方改革に加え、外国人労働者の積極的な活用も奏功し、ここ数年の労働力人口はほぼ横ばいとなっています※。
とはいえ、将来的な労働力人口不足に対する懸念は消えていないため、労働力の確保そのものへの対策と同時に、DXに代表されるようなデジタルテクノロジーの活用による生産性向上にも取り組む必要があります。
その一つとして、タスク管理ツールの活用に期待が集まっているのです。
※「第1 就業状態の動向 1 労働力人口」総務省統計局
テレワークの普及
新型コロナウイルスの感染拡大によって、東京オリンピック・パラリンピック開催が1年遅れましたが、当初、開催予定だった2020年7月に向けて、交通機関の混雑解消のために、東京都などが中心となってテレワークの推進が行われていました。それが、奇しくもコロナ禍によって首都圏を中心にテレワークが普及するかたちとなりました。
テレワークにより従業員がオフィスに集まらずに仕事をするようになると、その場で声をかけて確認するといった方法が取れないため、タスク状況を確認しづらくなります。
そこで、タスク管理ツールによって個々のメンバーのタスク状況を可視化する必要性が出てきました。タスク管理ツールにアクセスすれば、いつでもメンバーごと、プロジェクトごとの進捗状況を把握できます。
プロジェクトの複雑化・大規模化
これは日本に限った話ではありませんが、近年のデジタルテクノロジーの目覚ましい進歩やグローバル化、顧客ニーズの多様化といった背景から、ビジネスにおけるプロジェクトは、より複雑化・大規模化する傾向にあります。
以前はタスク管理ツールがなくてもこなせた業務が複雑化・大規模化したことで、個々のメンバーが自身のタスクを把握することも、管理者が全体を把握することも困難になってきています。
タスク管理ツールを活用することでタスク管理が容易になり、タスク漏れや期限切れなどを防ぎ、業務を効率よく進められるようになります。
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タスク管理ツールの機能
タスク管理ツールには、業務を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。
ここでは、多くのタスク管理ツールに共通して付いている基本的な8つの機能をご紹介いたします。
タスクの作成・編集機能
タスクのタイトルや内容説明、担当者、優先度、期限、進捗状況（未着手・進行中・完了などの）などを設定した上で、タスクを可視化する機能です。
各メンバーが優先度や期限を見ながら業務を進めることで、効率よくタスクを消化することができ、未完了タスクを減らせ、生産性向上につながります。
プロジェクト管理機能
複数のタスクを1つのプロジェクトにまとめ、プロジェクト単位で進捗状況を管理することもできます。特定のメンバーにタスクが偏っていないか、期日内にタスクを終わらせるのに無理のない計画になっているか、タスクが未完了になりそうなリスクがないかを確認できます。主に管理職者やタスクを依頼する役割のメンバーが活用できる機能です。
プロジェクトだけでなく、チーム別、ジャンルごとなどでタスクをまとめ、管理することも可能です。
コメント機能
作成したタスク上にコメントを追加できる機能もあります。コメント機能を活用することで、追加情報や指示、質問、フィードバックなどの共有が可能です。
コメントはチームメンバー全員が閲覧でき、個人に当ててメンション（@）を付けてコメントを送ることもできます。
ファイル共有機能
タスク管理ツールには、タスクを遂行する上で必要な情報が記されたファイルを、メンバー間でやり取りできる機能も付いています。
タスクそのものや、チャットなどのコミュニケーション機能の中で添付できるようになっており、簡単にダウンロードが可能です。
スケジュール管理機能
タスクやプロジェクトごとや、メンバーごとにスケジュールを管理できる機能もあります。
タスクオーバーになってタスクやプロジェクトを完了できないといった状況に陥らないように、スケジュール管理機能を活用します。
リマインダー、アラート機能
期限付きのタスクについて、完了予定日が近づいたら3日前、前日などに設定しておいたリマインダーが知らせてくれたり、完了予定日を過ぎても完了できていないタスクがあるとアラートしてくれたりといった通知機能も搭載されています。
ダッシュボード機能
タスク管理ツールには、全社の業務やプロジェクト全体といった広角的な視野から進捗状況を確認できるダッシュボード機能が付いています。
ダッシュボード機能を活用することで、タスクの分布確認や、パフォーマンスの分析などを実現できます。
分析機能
タスク管理ツール内に蓄積したデータを分析する機能もあります。
たとえば、タスクの進捗状況や所要時間、完了率、優先度ごとの処理時間などの情報を分析したり、担当者ごとのタスク状況を分析してグラフやチャートで可視化したりすることで、課題や改善ポイントが明確になります。
これを元に、業務改善につなげることで、さらなる効率化が期待できます。
このほか、ビジネスチャットやメールなど、タスク管理ツール上でコミュニケーションを取れる機能が付いているものなどもあります。
タスク管理ツールを導入するメリット
タスク管理ツールを導入することで、業務効率化につながります。
その理由は、大きく次の4点です。
業務の進捗状況を可視化できる
タスク管理ツールの各機能を使うことで、
・各プロジェクトを完遂するためには、どのようなタスクをこなさなければならないのか
・いつまでに、どのタスクが完了していなければならないのか
・各タスクの担当者は誰か
・各メンバーの抱えているタスクのボリュームはどのくらいあるのか
・各タスクやプロジェクト全体の進捗状況はどうか
といったことが可視化され、視覚的に理解できるため、いちいち担当者に確認を取る必要がなくなります。
業務の期限を管理できる
大規模で複雑なプロジェクトであるほど、スケジュール管理が難しくなります。
タスク管理ツールを活用すれば、プロジェクトを構成するタスク単位で期限を管理したり、期日を設定したりした上で、リマインダーやアラートといった機能を活用することで、スケジュールのズレが小さなうちに修正できます。
このため、当初の予定から大幅にスケジュールがズレ込むリスクを低減できます。
突発的なトラブルなどに対応しやすくなる
プロジェクトや業務を進める中で、どうしても突発的なトラブルや急遽こなさなくてはならなくなる差し込みのタスクが出てくることがあります。
そのような時も、タスク管理ツールがあると、すでに可視化されたスケジュール状況を確認しながら、どこで対処すべきかを落ち着いて検討できます。
また、トラブルの影響範囲を確認したり、トラブルの発生原因を分析して今後は同様のトラブルが起きないように対処したり、といったこともできるようになります。
業務の分析と改善が行える
タスク管理ツールに搭載された「ダッシュボード機能」や「分析機能」などを活用することで、現在の業務の課題を分析し、業務改善につなげられます。
たとえば、タスクのタイプごとの分布、タスクごとの所要時間の平均などを把握することで、より効率的なリソース管理やプロセス改善のためのヒントを得られるでしょう。
タスク管理ツールのおすすめ10選比較
最後に、数あるタスク管理ツールの中から、特におすすめのものを10点選び、ご紹介いたします。
ぜひ、タスク管理ツール選びの参考にしてみてください。
Backlog（バックログ）
Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国産のタスク管理ツールです。
シンプルな操作性と親しみやすいUIが特長で、サービス継続率は99.5％と高い数値となっています。有料契約件数1万3,000件以上の実績を持ちます。
Slackやチャットワークなどのビジネスチャットをはじめ、Microsoft Teamsなどさまざまな外部ツールとも連携可能です。
料金プランは、「スターター（2,970円/月）」「スタンダード（1万7,600円/月）」「プレミアム（2万9,700円/月）」「プラチナ（8万2,500円/月）」の4つ。人数が増えても金額が上がらない料金体系なので、拡大中の組織に向いています。
いずれも、30日間の無料トライアルが用意されています。
Trello（トレロ）
Trelloは、オーストラリアのAtlassian社が提供するタスク管理ツールです。開発・リリース当時は、米Fog Creek Software社のソフトウェアでしたが、2014年にAtlassianによって買収されたという経緯があります。全世界でユーザー数は数百万規模にものぼります。
Trelloの特徴は、直感的に操作できるカードベースのインタフェースです。ドラッグアンドドロップでタスクのステータスを変更することができます。カード化されたタスクは、ボードとリストを組み合わせて整理します。
料金は、チーム全員が無料で利用できる「FREE」のほか、「STANDARD（$5US/月）」「PREMIUM（$10US/月）」「ENTERPRISE（$17.50US/月）」の4つがあり、PREMIUMのみ無料トライアルが用意されています。
Notion（ノーション）
Notionは、Notion Labs Inc.が開発した、メモ機能を中心とする米国産のWebアプリです。メイン機能として、タスク管理、Todoリスト、ブックマークなどが付いており、テキストのほか、リストや表、カレンダー、ボードなど、さまざまな形式でタスクを登録できます。
複数のメンバーでリアルタイムに共同編集が可能。Webアプリなので、場所を選ばずどこからでもアクセスして利用できます。
無料で使えるフリープランに加え、「プラス（$8US /月）」「ビジネス（$15US /月）」「エンタープライズ（料金は要問い合わせ）」の合計4つのプランが用意されています。
Asana（アサナ）
Asanaは、Asana, Inc.が提供する米国産のタスク管理ツールです。プロジェクトの中のタスクを管理したり、タスク同士の関連性を定義したりすることができるため、プロジェクト管理に向いています。全世界200ヵ国で13万9,000社以上の導入実績を誇ります。
プロジェクト管理のほか、マーケティングのキャンペーン管理やクリエイティブ制作のワークフローにも活用できます。
料金は、無料で利用できる「Basic」と、「Premium（1,200円/月）」「Business（2,700円/月）」の3つのプランに分かれています。30日間の無料トライアルも利用可能です。
教育機関や非営利団体向けには50％オフで提供されます。
Microsoft To-Do（マイクロソフトトゥドゥ）
https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/
Microsoft To-Doは、Microsoft社が提供するタスク管理ツールで、Microsoftのアカウントを作れば、無料で利用できます。Microsoft 365やMicrosoft Teams、OutlookなどのMicrosoft製品との連携が可能で、カレンダーやメールと同期させることで、より効率的なタスク管理が可能です。
日や週の単位で、その日・週にこなさなければならないタスクを整理しながら計画できます。
また、1つのタスクを、さらに小さな複数のステップに分割して管理することができます。
利用料金は無料です。
Todoist（トゥドゥイスト）
Todoistは、Doist Inc.が提供するカナダ発のタスク管理ツールで、タスクの概要、進捗状況、期限、優先順位などを管理できます。プロプランのユーザーだけで、100万人以上のユーザー数を誇ります。
シンプルで使いやすいUIが特徴で、PC版のほかにスマホアプリ（iOS/Android）もあるため、思い立った時にいつでもすぐにタスクを追加できる点がメリットです。
料金体系はユーザー課金タイプで、無料プランと「プロ（488円/月）」「ビジネス（688円/月）」の3プランが用意されています。
Jooto（ジョートー）
Jootoは、株式会社PR TIMESが提供する国産のタスク管理ツールです。
日本語のほか、英語にも対応。ユーザー数は40万人以上、有料導入企業数は約1,900社を誇ります。
目的別に、「チームメンバーの業務管理」「業務領域別の業務管理」「案件進捗管理」「業務進捗管理」「プロジェクト管理」の5つの使い方ができます。
料金体系はユーザー課金タイプで、0円で使える「無料プラン」のほか、「スタンダードプラン（417円/月）」「エンタープライズプラン（980円/月）」「タスクDXプラン（料金は要問い合わせ）」が用意されています。
Group Task（グループタスク）
Group Taskは、ピーアールジャパン株式会社が提供するタスク管理ツールです。
一つのアカウントで複数のグループに所属することができ、メニューバーから簡単にグループの切り替えが可能です。
また、グループに顧客を招待することができるため、顧客にも案件の進捗状況を共有することができます。
プランは、無料で使える「フリー」と、「スタンダード（10円/日）」「プレミアム（8,500円/月）」の3パターンが用意されており、料金体系はスタンダードがユーザー課金、プレミアムが月額固定で人数無制限となっています。なお、「フリー」と「スタンダード」の違いは、広告表示があるかどうかだけで、機能面ではほぼ変わりありません。
Lychee Redmine（ライチレッドマイン）
Lychee Redmineは、オープンソースソフトウェアのタスク管理ツールである「Redmine」に、タスク管理、進捗管理・スケジュール管理・工数管理などの機能を付加できる拡張プラグインです。株式会社アジャイルウェアが開発した国産のタスク管理ツールで、クラウド版とオンプレミス版から選べます。
タスクを管理するほか、工数に基づくコストをリアルタイムに算出してくれる機能も付いています。
プランは、クラウド版・オンプレミス版ともユーザー課金タイプで、「スタンダード」「プレミアム」「ビジネス」の3種類が用意されています。
| スタンダード | プレミアム | ビジネス | |
|---|---|---|---|
| クラウド版 | 900円/月 | 1,400円/月 | 2,100円/月 |
| オンプレミス版 | 800円/月 | 1,500円/月 | 2,300円/月 |
また、クラウド版には無料で利用できるフリープランが設けられています。
30日間の無料トライアルが用意されています。
i3Links（アイスリーリンクス）
i3Linksは、株式会社学研ロジスティクスが提供する、国産の業務管理者向けタスク管理ツールです。
特徴は、情報のスムーズな伝達を実現するために、「予定管理」と「ワークフロー」を組み合わせている点。これにより、情報やタスクの進行状況を可視化し、あらかじめ設定した条件に基づいて管理者や担当者にメール通知を送ることができます。
また、事前に定義を作っておきさえすれば、自動的にタスクをどんどん生み出してくれるため、業務管理者の作業負担を軽減してくれます。既存のタスク管理ツールやワークフローツールによくある「結局は、人が介在しないと回らない」という課題を解消してくれます。
このほか、以下のような業務管理者の悩みを解決可能です。
・指示を出しても指示通りに作業をしてくれない
・指示が出せず、結局、自分で作業してしまう
・タスク管理ツールのプロセス全体を管理する業務が非効率的
・仕事ができる人に作業依頼が偏ってしまう
・作業が複雑で、パート・アルバイトや外注先に依頼できない
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まとめ
タスク管理ツールをうまく活用することで、少子高齢化による将来的な人材不足の解消や、複雑化・大規模化するプロジェクトをスムーズに完了させることができます。
「タスク管理ツールのおすすめ10選」でご紹介したように、現在、日本で利用できるタスク管理ツールには、無料のもの、有料のもの、国産のもの、海外製のものと、さまざまなものがあります。
また、メンバーが個々に自身のタスクを管理することに比重を置いているものがあれば、管理者側の把握や分析に比重を置いているものもあります。
もし、プロジェクト管理やタスク管理にお悩みの管理者様がいれば、業務管理者向けタスク管理ツール「i3Links」の導入を検討してみてください。
i3Linksについて詳しくは、こちらのページをご覧ください。
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i3Linksは管理業務のナレッジを再現することで、作業遅延や作業漏れをなくし、業務の効率化を目指します。
