タスク管理ができない部下の特徴とは？改善するための指導方法や関係性の築き方を解説

タスク管理ができない部下がいると、部署やチーム、プロジェクト全体の進捗に悪影響を及ぼす恐れがあります。部下本人もタスク管理に悩んでいる可能性があり、放置してしまうと最悪の場合、離職につながるかもしれません。

タスク管理が上手にできない部下を抱えている方は、早急に対策を取り、部下が自力でタスク管理ができるように教育する必要があるでしょう。
では、具体的にどのようにサポートすれば、部下が上手くタスク管理できるようになるのでしょうか？

本コラムでは、タスク管理ができない部下の特徴や、指導方法、コミュニケーションの取り方などをご紹介いたします。

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タスク管理ができない部下の特徴とは

対策を行う前に、まずは現状の分析を行う必要があるでしょう。
タスク管理ができない部下には、以下のような特徴があります。

業務を細分化できていない

タスク管理とは、タスクを適切に分解し、優先順位をつけ、スケジュールを調整し、進捗を管理するプロセスです。このため、タスク管理を行うには、まず業務を細分化して詳細なタスクに落とし込み、それらすべてを把握するところから始める必要があります。そのスタート地点でつまずいているために、タスク管理ができないのです。

業務を細分化することで、タスクの全体像を把握しやすくなり、タスクをより効率的に管理することができます。
たとえば、「資料作成」という業務は、「資料の構成を決める」「資料を作成するためのデータを収集する」「資料を作成・編集する」「資料を校正する」という4つのタスクに細分化することで、それぞれのタスクにかかる時間を把握しやすくなり、納期をより正確に予測することができるようになります。

このため、まずは部下に業務を細分化する習慣をつけさせることが大切です。

タスクの優先順位がつけられていない

業務をタスクに分解することはできているのに、それらの優先度を吟味できておらず、手あたり次第に着手してしまい収拾がつかなくなっている状態です。

たとえば、前のタスクを終了させなければ着手できないタスクや、長い時間のかかるタスクには、優先的に取り組む必要があります。

また、予定や計画にはなかった緊急の業務が差し込みで入ってくることもあるでしょう。この時、差し込み対応を、どのタスクとどのタスクの間でこなすべきかを適切に判断するためにも、タスクの優先順位をつけておくことが重要です。

タスクにかかる時間を理解してない

ここまでご紹介してきた「業務の分解」「優先順位づけ」は実施できているのに、タスク管理ができていないとすれば、タスク一つひとつの所要時間を正しく把握できていないことが原因でしょう。

タスクにかかる時間を把握できていなければ、

• 納期に間に合わない
• タスク漏れが発生する
• タスクの優先順位をつけづらい
• タスクの進捗管理が難しくなる

といった問題が発生します。

タスクにかかる時間を過小に見積もれば、期限に間に合わなくなる可能性がありますし、逆にタスクにかかる時間を過大に見積もると、重要度の高いタスクに十分な時間を割けなくなる可能性があります。

タスクにかかる時間を正しく理解できないのは、経験不足が原因の可能性もあります。

タスクの期限を決めていない

多くの場合、たとえば「資料の作成」「新商品の企画立案」「販促イベントの準備」といった業務単位では、期限が決まっています。
ただ、これらを細分化したタスクについては、自身で個々に期限を決めていく必要があります。
これができていないために、タスク管理が徹底されてないという状況です。

タスクに期限を設定することで、タスクの優先順位を明確にすることができます。
基本的には、期限が近いタスクは優先して取り組むべきタスクであり、期限が遠いタスクは後回しにできるタスクです。
また、期限を設定することで、タスクの進捗を把握しやすくなります。期限までにタスクを完了するために、どのくらいの進捗を上げれば良いのかが明確になるためです。

さらに、期限を設定することで、タスクの漏れや納期遅れを防ぐことができます。期限を意識することでタスクを忘れないようになり、納期に間に合わなくなるリスクを減らすことができます。

タスクに関する情報共有ができていない

自分一人で担当する業務なら問題ありませんが、複数メンバーで分業するなど、協力して行うべき業務であれば、関係者間でタスクの情報を共有する必要が出てきます。

お互いのタスクについて情報共有することで、状況を把握しやすくなり、協力や支援が可能になります。
また、コミュニケーションが活発になることから、チームワークの向上にもつながるはずです。

タスクの進捗状況だけでなく、課題や問題点などについても共有すると良いでしょう。

タスク管理ができない部下の指導方法

上記のような課題を抱えている部下に対し、どのような指導を行うのが効果的なのでしょうか？
次の5点を実施することをおすすめします。

部下の自主性を尊重する

前提となるのは、いくら正しいことだからといって押し付けないことです。
部下を信頼し、部下の意見や提案を尊重することで、部下の成長を促せます。

部下のモチベーションを高め、維持するためにも、部下の自主性を尊重することを意識して指導に当たりましょう。

業務を細分化させる

ここからは、「タスク管理ができない部下の特徴とは」でお伝えしたことを一つひとつ、潰していきます。

まずは、業務を細分化する方法です。
業務を分解することの必要性について説明し、納得してもらった上で、具体的な部下の業務に沿って教えましょう。
業務を分解する習慣が身に付くよう、定期的に声をかけて確認することも大切です。

タスクの目的と期限を明確にさせる

業務をタスクに分解して見せたら、一つひとつのタスクに関して、その目的や目標と、期限を明確にさせます。タスクの目的を明らかにすることで、タスクのクオリティが向上する効果も期待できます。

期限については、業務そのものの期限から逆算して決定させます。この時、タスクごとにかかる時間も考慮する必要があります。

また、タスクに期限を設定する際は、バッファを持たせることもポイントの一つです。
バッファを持たせることで、予期せぬ問題が起きても期限内に対処できるようになり、時間に余裕をもってタスクをこなせるため、品質の確保にもつながります。部下のストレスの軽減も期待できるでしょう。

ただ、業務経験が浅いと、かかる時間を正しく見積もることができない可能性もあります。部下が慣れるまで、最初のうちは上司が期限を決めるのも選択肢の一つです。

タスクの優先順位を決めさせる

ます、期限の近いタスク、時間のかかるタスク、ほかのタスクに着手するために終わらせておかなければならない上位のタスクといった優先度の高いタスクを教え、それらから着手・完了するように指導します。

優先順位が同等なタスクが複数あった場合はどうするかについても、ルールなどの判断基準を示してあげましょう。都度、上司に相談するという方法もコミュニケーションの機会を増やすのに良い方法です。

タスクの進捗をこまめに確認させる

ここまでできたら、すべてのタスクを漏れなくスケジュール通りに完了させるために、各タスクの進捗をこまめに確認させてください。

タスクの進捗をこまめに確認することで、問題や遅延が早期に発見され、対応策を迅速に講じることができます。場合によっては優先順位を変更する必要も出てくるでしょう。

進捗確認を行う頻度は、1～2日に1度以上が望ましいです。

タスク管理ができない部下とのコミュニケーションの取り方

タスク管理ができない部下とは、うまくコミュニケーションを取りながらフォローし、すべてのタスクを期限内に完了させる必要があります。そのためには、密なコミュニケーションが必要です。

また、タスク管理がうまくできていない部下は、業務が滞りがちになるため、そのことについて悩んでいる可能性があります。部下とのコミュニケーションを取って信頼関係を結ぶことで、タスク管理の改善に関する話題だけでなく、メンタル面での不安なども相談でき、解消してもらえるでしょう。

そのために意識したいコミュニケーションの取り方が、次の3つです。

部下がイメージできる目標を明確にする

部下のタスク管理を向上させるためには、上司は部下がイメージできる目標を明確にする必要があります。目標が明確であれば、部下はタスクの目的やゴールを理解しやすくなり、タスクに取り組む意欲も高まるでしょう。
また、目標が明確であれば、部下はタスクの進捗状況を把握しやすくなり、タスクをより効率的に管理することができます。

上司は、部下と目標設定の面談を行い、部下のスキルや経験、目標や意欲を把握した上で、部下がイメージできる目標を設定しましょう。

1on1の実施

1on1とは、上司と部下が1対1で定期的に行うミーティングのことです。話す内容は、その都度、事前にテーマを設定します。
1on1を実施することで、部下が業務上で直面している課題や懸念を共有し、解決策を探ったり、部下のキャリアの進展や将来の目標に関する話し合いを行い、成長のためのサポートを提供したりできます。

1on1のテーマとしてタスク管理を取り上げたり、毎回1on1の一部をタスク管理へのフィードバックに当てたりすることで、部下のタスク管理スキルを向上することができます。

気軽に接しやすい環境をつくる

1on1は週に1回、2週間に1回など定期的に実施することが重要なため、導入のハードルは高いかもしれません。1on1を実施する場合もそうでない場合も、ささいな疑問や不安も気軽に解消できるように、上司と接しやすい環境をつくっておくことが重要です。

部下が自ら考え、行動できるようにサポートすることを意識しながら、日頃から部下からの質問や相談に丁寧に答え、部下が失敗しても責めない姿勢が大切になってきます。
上司の方から部下に話しかける機会も増やしましょう。

まとめ

タスク管理ができない部下は、業務をタスク単位に細分化できていなかったり、タスクの優先順位がつけられていなかったりします。
こうした部下にタスク管理を身につけてもらうために、上司は部下の自主性を尊重しつつ、1on1を実施したり気軽に接しやすい環境をつくったりして、タスク管理のスキルアップをサポートしましょう。

ここでご紹介してきたのはタスク管理を改善するための方法論ですが、こうしたノウハウを詰め込んだITツールを活用すれば、タスク管理に頭を悩ませることなくタスク管理を改善できます。

たとえば、学研ロジスティクスでは、業務管理者向けのタスク管理ツール「i3Links（アイスリーリンクス）」を提供しております。
「i3Links」は「予定管理」と「ワークフロー」を掛け合わせたもので、情報やタスクがどこで止まっているかを可視化したり、あらかじめ設定しておいた定義に従って自動でタスクをどんどん生み出し、管理者やタスクの担当者へメールで通知したりすることができます。

「i3Links」について詳しくは、こちらのページをご覧ください。