ワークフロー作成の手順とポイントについて解説

「ワークフロー作成」とは、業務プロセスの効率化や自動化を目指して、業務の流れを明確に定義し、文書化または図式化するプロセスです。近年、日本国内の企業において、リモートワークの普及とともに、その重要性が高まっています。この記事では、ワークフロー作成の基本的な概念とステップ、さらには効率化につながるポイントをご紹介していきます。

1. ワークフローとは

ワークフローの作成と管理は、業務の進行を効率化し、自動化するために重要な役割を果たします。ワークフローを図式化することにより、企業は業務プロセスの各ステップを視覚的に捉えることができます。これにより、業務の流れを一目で把握し、無駄や潜在的な改善点を迅速に特定することが可能になります。

1-1. ワークフローを図式化するメリット

ワークフローをを図式化する主なメリットは以下の通りです。

• 透明性の向上

業務プロセスが明確になることで、部門間やスタッフ間の誤解が減少します。また、新入社員や他部門のスタッフが業務を理解しやすくなるため、教育や業務の引継ぎがスムーズに行えます。

• 効率化の実現

不要なステップの削除や、プロセスの簡素化を通じて、業務の効率化が図れます。これにより、時間とコストの節約につながり、結果として企業の競争力強化に貢献します。

• エラーの削減

業務プロセスの標準化により、作業者の判断に依存する部分が減少し、エラー発生のリスクを低減できます。また、問題が発生した際の原因追及が容易になり、再発防止策の策定に役立ちます。

• 作業時間の短縮

業務の自動化や効率化により、従業員が単調な作業に費やす時間を削減できます。その結果、従業員はより創造的で価値の高い業務に集中できるようになります。

2. ワークフロー作成の手順

ワークフロー作成は、業務の効率化と自動化を実現するために、計画的かつ段階的に進めることが重要です。以下に、具体的なステップとそれぞれのステップでのポイントを詳しく解説します。

2-1. 業務プロセスの特定

ワークフロー作成の第一歩は、対象となる業務プロセスを特定することです。全ての業務プロセスを一度に改善しようとすると、プロジェクトが複雑になりすぎる可能性があるため、最初に焦点を当てるべきは、最も効率化の恩恵を受けられる、または最も問題が発生しているプロセスを選定します。業務プロセスを選定する際は、そのプロセスが企業の目標や戦略とどのように関連しているか、また、プロセスの改善がどの程度影響を及ぼすかを考慮することが重要です。

2-2. 業務プロセスの分析

特定した業務プロセスを詳細に分析し、現在の業務フローを理解します。このステップでは、業務の各プロセス、関与する人員、使用される書類やデータ、必要とされる時間などを明らかにします。分析を通じて、業務プロセスのボトルネック、無駄、エラーが発生しやすいポイントなど、改善の余地がある部分を特定します。

2-3. 図式化

業務プロセスを視覚的に表現することで、プロセスの流れを一目で把握できるようにします。図式化には、フローチャート、BPMNなどの規格が利用できます。図式化する際は、プロセスを明確にし、関連するタスクや決定点、フローの方向などを正確に描きます。このプロセスは、関係者間のコミュニケーションを促進し、理解を深めるためにも非常に有効です。

2-4. 改善点の特定と再設計

図式化したワークフローを基に、改善点を特定し、より効率的なプロセスに再設計します。この際、単に既存のプロセスを細分化するのではなく、根本的な見直しを行い、本当に必要なステップだけを残すことが重要です。再設計のプロセスでは、テクノロジーの活用、業務の自動化、デジタル化が可能な部分を特定し、積極的に取り入れます。

2-5. ツールの選定と導入

再設計したワークフローを支援するためのツールを選定し、導入します。ワークフロー管理システム、業務自動化ツール、プロジェクト管理ツールなど、目的に応じて最適なツールを選定しましょう。

2-6. 実装と試運用

再設計したプロセスと選定したツールを実際の業務に適用し、試運用を行います。この段階では、プロセスの実行可能性を確認し、予期しない問題や課題を特定します。試運用を通じて得られたフィードバックをもとに、プロセスやツールの微調整を行います。

2-7. 定期的なレビューと改善

ワークフローを実際に運用した後も、定期的なレビューを行い、プロセスの効率性や有効性を評価します。業務環境や要件の変化に応じて、プロセスの更新や改善を継続的に行うことが重要です。この継続的な改善プロセスにより、業務の効率化と最適化を持続的に追求します。

ワークフロー作成は、単にプロセスを文書化や図式化するだけでなく、業務を効率的かつ効果的に運用するための継続的な取り組みです。各ステップを慎重に実行することで、業務プロセスの改善と組織全体の生産性向上を実現できます。

3. ワークフロー作成時のポイント

ワークフローを作成する過程では、効果的なプロセス設計とその後の継続的な改善を実現するために、いくつかの重要なポイントに注意を払う必要があります。以下では、ワークフロー作成時における主要なポイントについて詳しく解説します。

3-1. 目的の明確化

ワークフロー作成のポイントとして、その目的を明確に定義することが極めて重要です。目的が不明確なままプロセス設計を進めると、最終的に成果物が期待を満たさない可能性があります。ワークフローを作成する主な目的は、業務の効率化、エラーの削減、透明性の向上、コミュニケーションの改善などが挙げられます。これらの目的を明確にすることで、適切な方向性を持ってワークフロー作成を進めることができます。

3-2. ステークホルダーの巻き込み

ワークフローの変更や新規作成にあたっては、影響を受けるステークホルダーを早い段階でプロジェクトに巻き込むことが重要です。これには、経営層から現場の従業員まで、幅広い関係者が含まれます。ステークホルダーの意見やフィードバックを積極的に取り入れることで、より実用的で受け入れられやすいワークフローを作成することができます。また、プロセス改善に対する理解と支持を得ることもできます。

3-3. 適切なツールの選定

ワークフローを効果的に管理し、自動化するためには、適切なツールの選定が不可欠です。市場にはさまざまなワークフローの作成や管理に役立つツールが存在し、それぞれ異なる機能や特性を持っています。ツール選定の際には、現在の業務プロセスの複雑さ、必要とされる機能、利用予定のユーザー数、予算などを考慮する必要があります。また、将来的な業務の拡大や変更に柔軟に対応できるツールを選ぶことも重要です。

3-4. 柔軟性の確保

業務プロセスは時間とともに変化するため、ワークフロー作成時には将来の変更や拡張を容易に行えるように柔軟性を確保することが重要です。柔軟性を確保するためには、ワークフローをあまりにも固定化しないようにし、変更が必要になった場合に迅速に対応できるようなシステム構築を心がける必要があります。また、定期的なレビューを行い、プロセスの最適化を継続的に進めることも、柔軟性の維持に寄与します。

3-5. 継続的な改善

ワークフローの作成は一度きりのプロジェクトではなく、継続的な改善プロセスの一部と捉えるべきです。ワークフローを実装した後も、定期的な評価を通じて業務プロセスの効率性や効果を監視し、必要に応じて調整を行うことが重要です。技術の進歩や業務環境の変化に柔軟に対応し、ワークフローを常に最適な状態に保つことが、組織全体の生産性向上につながります。

4. まとめ

ワークフロー作成は、業務プロセスの効率化と最適化を実現するための重要なステップです。成功のためには、目的の明確化、関係者の協力、適切なツールの選定、そして柔軟な対応が必要になります。ワークフローを効果的に作成し管理することで、業務の透明性が高まり、エラーの削減、作業効率の向上が期待できます。ワークフロー作成を行うことで、企業全体の生産性向上に貢献することができるでしょう。