上司や部下への効果的な催促とプロセス管理で業務効率アップ：最新タスク管理ツールの賢い活用法
ビジネスの世界では、締め切りの厳守とタスクの進行管理が非常に重要です。しかし、催促は時としてストレス...
今井 智也
チームの作業効率を高めるには、タスク共有・管理ツールの導入が欠かせません。
タスク共有・管理ツールを導入すれば、チームメンバーの進捗状況が「見える化」されるため、プロジェクトの進行や管理が楽になります。またタスクごとにスケジュールを設定し、遅延があった場合はメールで通知する機能もあるため、管理者がすぐにフォローすることが可能です。
本記事では、チームが「今、何をしているか」を可視化するタスク共有・管理ツールのメリットや機能、おすすめのツール5選を紹介します。
本コラムでは、チームのタスクを管理するメリットや具体的な方法、コツなどをご紹介いたします。
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タスク管理とは、業務を細分化してタスクに分け、それらが遅延や漏れなく完了するよう進捗を追い、コントロールすることです。
タスクの中には、担当者が単独で遂行できるものもあれば、複数名で協力して遂行するものもあります。この場合、タスクに関わる各メンバーの進捗状況などをリアルタイムに情報共有することで効率化を図れます。
このように、タスク情報を関係者で共有することをタスク共有といいます。
チーム内でタスクを共有・管理すれば、生産性の向上やコミュニケーションの円滑化を図れます。
ここでは、タスク共有・管理ツールを導入し、チーム内でタスクを共有・管理するメリットを3つ紹介します。
チームのプロジェクト進行を効率化する上で、タスクの共有・管理は欠かせません。
タスクを共有し、チームのタスクを一度全て洗い出すことで、漏れや遅延なくプロジェクトを進行できます。また、重要度に応じてタスクの優先順位を付ければ、効率よく作業を進めることが可能です。
チームやプロジェクトをマネジメントする管理者にとって、今やタスク共有・管理ツールはなくてはならないツールの一つになっています。
チーム内でタスクを共有する習慣を付ければ、コミュニケーションの円滑化にもつながります。チームメンバーの誰が・今・何をしているかが分かるため、社員が分からないことを質問したり、管理者が必要に応じてフォローしたりすることができます。
タスクの共有は、業務の透明性を高める上でも必要不可欠です。業務の透明性がなく、チームメンバーの状況が分からなくなると、特定のメンバーにばかりタスクが割り振られ、業務負担が大きくなってしまうリスクがあります。
チーム管理の公平性を高めるため、タスクを共有し、チームメンバーの進捗状況を可視化しましょう。現在の仕事量に基づいてタスクの割り振りを調整することで、業務負担を均等化できます。
タスク共有・管理ツールの主な機能は3つあります。
タスク管理機能は、ツールにタスクを登録し、期限や優先度などを設定する機能です。一度タスクを登録すると、スケジューラ機能が予定を管理してくれるため、管理者の負担軽減につながります。
不定期の業務もタスクに登録しておけば、納期や期限をきちんと守ることができ、顧客の信用低下を防げます。
タスク共有・管理ツールには、チームメンバーの進捗状況をリアルタイムに可視化する機能があります。例えば進捗状況を見たいタスクをクリックすると、担当のチームメンバーの氏名やタスクの期限、現在のステータスなどを確認できます。登録したタスクの量が増えてきても、検索機能を利用し、見たいタスクをすばやく探すことが可能です。
通知機能は、タスクの期限が近づいたり、遅延が発生したりした場合に自動でお知らせする機能です。通知はタスクの担当者だけでなく、管理者にも届くため、すぐに状況を把握してフォローできます。
チームメンバーが多いと、管理すべきタスクの量も増えるため、管理者が「順調に進行しているか」「遅延が発生していないか」を確認するのは容易ではありません。タスク共有ツールの通知機能を活用すれば、管理者の負担を軽減しつつ、漏れや遅延なくプロジェクトを進行できます。
タスク共有・管理ツールを選ぶ際は、次の5つのポイントを押さえることで、導入・活用を成功させられるでしょう。
タスク共有・管理ツールの導入を検討しているということは、自社でのタスク共有・管理において、何かしらの課題を抱えているはずです。
導入によって何を解決したいのか、どのような未来を手に入れたいのかを明確にすることで、おのずとタスク共有・管理ツールに求める機能が見えてきます。
たとえば、タスクの実行漏れや期限切れが多い場合は、アラート機能は必須となります。
課題を明確にすることで、機能だけでなく、タスクの表示形式としてガントチャート、カンバン方式、ツリー型のどれが適しているかもはっきりするため、適切なツールを選びやすくなるでしょう。
当然ながら、タスク共有・管理ツールの料金体系や金額は、それぞれ異なります。
自社の予算に見合う価格帯のものを選ぶ必要があります。
たとえば、ユーザー課金制だと利用人数が増えた場合に高コストになってしまうこともあります。自社の状況、希望に合ったものの中から選定しましょう。
目的の操作を実行する際にステップ数が少なく、新しい機能を使用する際にもマニュアルを読まずに直感的に操作できるなど、操作性の良いツールを選びましょう。
無料トライアルなどを利用して実際に確かめることが大切です。
また、タスク共有・管理ツールを導入した場合、全社や部門単位で多くの従業員が利用することになります。もし、システムやツールの扱いが苦手な従業員が多い場合は、画面がシンプルなものを選ぶなどの配慮も必要でしょう。
タスク共有・管理ツールは、スケジュール管理ツールやコミュニケーションツール、クラウドストレージなどとデータ連携することで、より業務効率化につながります。
そこで、すでに業務に利用している他のツールと連携できるものを選ぶことをおすすめします。
データ連携ができないと、他のツールにデータを移行する手間がかかり、それぞれのツールで個別に作業することになるため、業務効率化を妨げるだけでなく、タスク共有・管理ツールの導入に対して従業員から反発される可能性もあります。
タスク共有・管理ツールごとに、用意されているサポート体制の手厚さも異なります。対応時間や対応方法を確認して、自社に最適なものを選ぶ必要があります。
特に、初めてタスク共有・管理ツールを導入する場合は、わからないことや困ったことが起きた際に電話やリモート操作などで手厚くサポートしてもらえるツールを選ぶ必要があるでしょう。
サポートサービスが料金に含まれているのか、それとも別料金なのかもチェックしておきましょう。
ここでは、タスクの共有・管理が可能なツールを5つ紹介します。
i3Links（アイスリーリンクス）は、チームの予定や業務プロセスを管理したい業務管理者向けのタスク共有・管理ツールです。
i3Linksの特徴は、タスクのスケジュールを登録する「予定管理」と、プログラミングの知識なしでワークフローを作成できる「ワークフロー」の2つの機能が合わさった点にあります。「予定管理」でタスクを登録しておくことで、「ワークフロー」の流れに沿ってプロジェクトの管理を自動化できます。
タスクの期限が過ぎると、自動でアラートを送信する機能もあるため、プロジェクトの漏れや遅延も見逃しません。
Trello（トレロ）は、2011年に米国で開発されたタスク共有・管理ツールで、2017年にオーストラリアのAtlassianに買収されました。海外産のツールですが、日本語でも利用できます。
Trelloの特徴は、タスクを1枚の「カード」として登録し、視覚的に分かりやすく管理できる点です。ドラッグ＆ドロップでカードを並び替えることで、タスクを整理したり、優先順位を付けたりできます。
Googleカレンダーと連携できるため、Trelloで作成したスケジュールを反映し、Googleカレンダー側から確認することも可能です。
Asana（アサナ）はアメリカ発のタスク共有・管理ツールで、世界190カ国以上で利用されています。メッセージ機能が搭載されているため、チームメンバーとやりとりすることが可能です。
また、Asanaの強みが、「かんばんボード」と呼ばれるボード型のワークフロー機能です。ボードに付箋でタスクを貼り付けていくことで、進行中のプロジェクトを視覚的に分かりやすく管理できます。
Todoist（トゥードゥーイスト）はイギリス発のタスク共有・管理ツールです。マルチデバイスに対応しており、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できます。
Todoistの特徴は、タスクをToDoリストの形式で一覧化できる点で、優先順位が高いものを一目で把握することが可能です。タスクにコメントを付けられるため、チームメンバー同士で議論したり、管理者が指示を出したりできます。
Google Keep（グーグルキープ）は、Google社のタスク共有・管理ツールです。Google Keepを利用するには、Googleアカウントの作成が必要になります。
タスクの登録やメモ、リマインダーの設定など、機能面はシンプルですが、Googleカレンダーを始めとしたGoogle Workspaceの製品と連携できます。
タスク共有・管理ツールは、チームやプロジェクトの管理者にとって必要不可欠なツールです。タスク共有・管理ツールを導入すれば、タスクの期限を可視化し、漏れや遅延なくプロジェクトを進行できます。また、チームメンバーの進捗状況も分かるため、必要に応じてすばやくフォローすることが可能です。
チーム作業の効率化なら、国産タスク共有・管理ツールのi3Linksがおすすめです。あらかじめタスクを登録しておけば、スケジューラ機能が自動で進捗状況を管理してくれるため、管理者の負担軽減につながります。
「i3Links」について詳しくは、こちらのページをご覧ください。
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i3Linksは管理業務のナレッジを再現することで、作業遅延や作業漏れをなくし、業務の効率化を目指します。