タスク管理が苦手な人の特徴とは？原因と解決策を詳しく解説

仕事を進めるには、一つひとつのタスクを完了させていくことが大切です。しかし、中にはタスク管理が苦手な人（下手な人）もいるでしょう。
この記事ではタスク管理が必要な理由、タスク管理が苦手な人の特徴と解決策について詳しく解説します。

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なぜタスク管理が必要なのか

仕事を進める上でタスク管理がなぜ必要なのか、次のような理由があります。

• 進捗を可視化するため
• 作業の抜け漏れを発見するため
• 業務の偏りを減少させるため

それぞれの理由について詳しく解説します。

業務を細分化できていない

仕事はゴールに向けて順序立てて作業を進めるのが一般的です。例えば、今日はこのような作業をする、今週中にこの作業を終える、といったように、タスクに分けて作業を進めていきます。そのため、タスクを管理することでどこまで業務が進んでいるかを可視化できます。

タスク管理による進捗の可視化は従業員本人のためだけではありません。部署や社内全体でタスク管理をすることで、どの従業員がどれだけ作業を進めているのかを、関係する従業員全員が確認できます。

作業の抜け漏れを発見するため

タスク管理によって作業の抜け漏れを発見することも可能です。仕事を進めていると、急な依頼が飛び込んでくることがあるでしょう。急な依頼に対応していると、それまで進めていた作業を忘れてしまうケースがあります。 タスク管理をしていれば、このような作業の抜け漏れを発見しやすくなるため、適切に作業を進めていけます。

業務の偏りを減少させるため

タスク管理の中でも、チームや部署のタスクを管理することは、業務の偏りを減少させる効果があります。チームのメンバーがどのようなタスクを抱えているかを管理者が把握しておけば、 限られた従業員に業務が偏ることを防げるでしょう。その結果、従業員が働きやすい環境の構築にもつながります。

タスク管理が苦手な人の特徴と原因

タスク管理は、作業の抜け漏れを発見しやすくなる、業務の偏りを減少させるなどの効果が期待できます。しかし、中にはタスク管理が苦手な人もいるでしょう。

タスク管理が苦手な人の特徴は次のような点です。

• 優先順位の付け方がわからない
• タスクを大きな規模で設定してしまう
• タスクの量が多い
• 一人で作業を進めようとする
• タスクのスケジュール感を掴めていない
• タスクを頭の中で管理しようとする

優先順位の付け方がわからない

タスク管理が苦手な人の特徴として、優先順位の付け方がわからないという点が挙げられます。
複数のタスクを抱えている場合、優先順位を付けなければなりません。優先順位を付けずにタスクを処理していると業務が滞ってしまい、他のメンバーの進捗にも影響を及ぼしてしまいます。

タスクを大きな規模で設定してしまう

設定したタスクが大きすぎるのも、タスク管理が苦手な人の特徴です。タスクを大雑把に設定しすぎると、必要な作業が抜けてしまう恐れがあります。
例えば、プレゼン準備というタスクを設定した場合、資料を作成すれば完了というわけではありません。資料作成だけでなく発言者用のメモも用意する必要があります。しかし、プレゼン準備という大きな規模でタスクを設定すると、メモの準備が抜け落ちてしまうかもしれません。

タスクの量が多い

多くのタスクを抱え込んでしまうというのも、タスク管理が苦手な人に見られる傾向です。多くのタスクを抱え込むと、一つのタスクに対して十分な時間がとりにくくなってしまいます。 そのため、期日までにタスクを完了できない、完了しても十分なクオリティが発揮できていない、などの結果になりかねません。

一人で作業を進めようとする

多くのタスクを抱え込む人と同じく、一人で作業を進めようとする人はタスク管理が疎かになる可能性があります。一人で作業を進めようとすると、自身のキャパシティを超え、タスクが溢れてしまうかもしれません。

タスクのスケジュール感を掴めていない

タスク管理が苦手な人は、一つひとつのタスクを完了させるのに必要な時間を掴めていないという特徴があります。タスクを完了させる時間が掴めていないために、当初の予定よりもスケジュールがずれてしまい、タスクが未完了となる恐れがあるでしょう。

タスクを頭の中で管理しようとする

タスクをメモなどに落とし込まず、頭の中で管理しようとするとタスク管理がうまくいかなくなってしまいます。
単純かつ少ないタスクであれば頭の中で管理可能です。しかし、タスクの複雑化や増加に伴い、頭の中だけではタスクを管理できなくなります。

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タスク管理が苦手な人の解決策

タスク管理が苦手な人は次のような解決策を講じるのがおすすめです。

• タスクを細かく設定する
• 重要性と緊急度にもとづいて優先順位を設定する
• マルチタスクを避ける
• 他の従業員からサポートを得る
• 余裕のあるスケジュールを組む
• タスク管理ツールを活用する

タスクを細かく設定する

適切にタスクを管理するには、一つひとつのタスクを細かく設定するのがポイントです。タスクの粒度が大きすぎると、作業の抜け漏れにつながりかねません。また、粒度の大きいタスクは一目で何をすればいいのか、具体的な作業イメージが浮かびにくいでしょう。

スムーズにタスクを管理するには、業務を細分化して、タスクとして設定することが大切です。

重要性と緊急度にもとづいて優先順位を設定する

タスクの粒度を細かくしても優先順位を適切に設定できなければ、抜け漏れや遅延の原因になりかねません。そのため、重要性と緊急度という2つの軸にもとづいてタスクに優先順位を設定していきましょう。

優先順位は次のように4段階で設定するのがおすすめです。

• A：重要度（高）×緊急度（高）
• B：重要度（高）×緊急度（低）
• C：重要度（低）×緊急度（高）
• D：重要度（低）×緊急度（低）

例えば、重要度が高く、緊急度も高い業務は優先的に進めるべきタスクです。一方、重要度が低く、緊急度も低い業務の優先度は低いといえるでしょう。

マルチタスクを避ける

複数のタスクを同時並行で進めていくマルチタスクは、タスク漏れにつながる可能性があります。そのため、タスク管理が苦手な人はマルチタスクを避けて、一つのタスクをこなしてから次のタスクに取りかかるシングルタスクを心掛けましょう。

他の従業員からサポートを得る

適切にタスクを管理するには他の従業員からのサポートも大切です。一人で作業を進めようとすると、キャパシティをオーバーしかねません。そのため、他の従業員にサポートを依頼する、ケースによっては他の従業員にタスクそのものを依頼するなどの工夫を凝らしましょう。

タスク管理ツールを活用する

タスク管理は頭の中でおこなうのではなく、専用のツールを活用しましょう。手書きのメモだけでは紛失のリスクがあります。そのため、タスク管理ツールも併用するのがおすすめです。

タスク管理ツールであればリマインド機能によってタスク漏れを防げるだけでなく、別の従業員に進捗状況を共有することも可能です。

まとめ

タスク管理が苦手な人はコツを押さえて適切にタスクを管理しよう

タスク管理は、進捗の可視化や作業の抜け漏れを発見するために欠かせません。

タスクを細分化できない、多くのタスクを抱え込んでしまうといったようにタスク管理が苦手な人は、コツを押さえてタスク管理を習慣化しましょう。

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