タスクマネジメントの方法や進め方のポイントについて解説

「タスクマネジメントとは一体何？」
「プロジェクトがスムーズに進まなくて困っている」
などとお悩みの管理職は多いのではないでしょうか。タスク管理が複雑になると、作業の遅延や抜け漏れ、指示不履行などさまざまな問題が発生します。

この記事では、タスク管理に悩んでいる人に向けて、タスクマネジメントの進め方やポイントを解説します。プロジェクトをスムーズに遂行したい人は、ぜひご覧ください。

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タスクマネジメントとは

タスクマネジメントとは、各タスクを適切に管理し、期限内に完了させるスキルです。具体的には目標や優先順位を設定し、メンバーが担当するタスクを能力に応じて振り分け、チームの成果の最大化を図ります。

マネージャー層は日々多くのタスクを抱えているため、適切に管理をしないと埋もれてしまうでしょう。プロジェクトの遅延や失敗を防ぐためには、正しいタスクの管理方法を身に付ける必要があります。

タスクマネジメントが必要な理由

タスクマネジメントが必要な理由には、以下の3つが挙げられます。

• 業務全体を俯瞰する
• タスクの抜け漏れを防ぐ
• 今あるリソースで最大の成果を出す

タスクマネジメントを適切に行えば、自分だけでなくチーム全体のタスクも可視化できます。そのため、遅延しているタスクや問題が発生しているタスクをいち早く見つけられるでしょう。これはタスクの抜け漏れの防止にも繋がります。

また、適切にタスクを管理できていれば、各メンバーに無駄やムラがなくタスクを割り振れます。結果として、限られた人員でも成果を最大化できるでしょう。

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タスクマネジメントの進め方のポイント

タスクマネジメントの進め方は、以下の4つが基本です。

• タスクを洗い出す
• 優先順位を設定する
• スケジュールを設定する
• 進捗状況を管理する

それぞれ詳しく解説します。

タスクを洗い出す

まずは、タスクの全体像を把握するため、現在やるべき作業をすべてリストアップして可視化しましょう。この時点で抜け漏れがあると、あとからタスクを追加する必要が発生し、計画通りに進まなくなります。

このとき、頭のなかで思い浮かべるだけではなく、メモやノートなどに書き出して誰もが内容を把握できる状態にするのが望ましいです。

タスクが膨大になる場合は、最終目的から逆算して必要な作業を洗い出す「アップストリーム型」の方法が有効です。

優先順位を設定する

次に、リストアップしたタスクを比較し、重要度や緊急度の観点から業務の優先順位を設定します。そうすると、それぞれのタスクは以下の4つに分類されるでしょう。

• 重要かつ緊急
• 重要だが緊急ではない
• 重要ではないが緊急
• 重要でも緊急でもない

タスクの優先度は、上から順に高く設定します。重要度と緊急度が高い仕事の例として「クレーム対応」や「明日のプレゼン資料作成」などが挙げられます。

問題は、重要だが緊急ではないタスクの扱いです。このようなタスクは緊急度が低いため、つい後回しにしがちです。しかし、将来的なインパクトが大きいため、優先的に着手する必要があります。重要ではないが緊急なタスクは、優先度を低くするか、重要度が低いことから本当にこなすべきかを検討しましょう。

スケジュールを設定する

優先順位を設定したら、それぞれの作業の優先度に応じて誰が・何を・いつまでに行うかをスケジューリングします。担当者や作業期限が不明瞭だと、ミス・トラブルで納期が遅れても誰の責任か分からず、適切な処理ができません。

口頭での指示だけでなく、ツールや表計算ソフトを利用して誰でも見える形にしておくのも重要です。

また、各タスクの期限はギリギリに設定するのではなく、不測の事態を想定して納期に余裕をもって設定するのもポイントです。期限をギリギリに設定すると、イレギュラー時に対応できないだけでなく、作業者の余裕もなくなりミスが起こりやすくなります。

進捗状況を管理する

スケジュールを設定したら、個人の進捗状況をその都度確認しながら、各タスクをこなしていきます。

すべてのタスクが予定通りに進むことはあまりありません。作業が遅れているなら、担当者変更やタスク簡略化などの解決策を講じて、リカバリーをするのがマネージャーの役割です。

また、期限を重視するあまり、品質がおろそかになっていないかも進捗と同時にチェックしましょう。

タスクマネジメントの方法

タスクマネジメントを進める方法は一つではありません。チームや個人にとってやりやすい方法で行うのが一番ですが、以下の3つのツールを用いるのが一般的です。

• メモ帳
• 表計算ソフト
• タスク管理ツール

それぞれ業種問わず使える方法ですが、メリット・デメリットを考慮して適切なものを取り入れましょう。

メモ帳

身近で簡単にタスクマネジメントに取り組める方法に、メモ帳があります。メモ帳のメリットには、迅速・安価・使い終わったらすぐに処分できるなどが挙げられます。

一方、修正がしづらく、他のメンバーに共有しづらい点がデメリットです。書いたこと自体を忘れてしまう可能性もあるでしょう。

チームで常に使えるホワイトボードがあるなら、付箋を貼ったり、直接書いたりできるため便利です。

表計算ソフト

ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを利用するのもおすすめです。

表計算ソフトのメリットは以下の通りです。

• タスクを一覧で管理できる
• ほかの業務でも利用しているので慣れている
• 色付け処理をすれば分かりやすい

特にGoogleスプレッドシートなら、リアルタイムでの更新や複数人での同時編集もできます。

一方でデメリットは、ファイルやURL管理が面倒な点や、通知機能がない点が挙げられます。また、Excelの場合、リアルタイムでの更新や複数人での同時編集はできません。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、タスクマネジメントのために開発されたツールのことです。タスクマネジメントに便利な機能を搭載しており、プロジェクトの円滑な遂行をサポートしてくれます。

一つのプラットフォームにアクセスすれば全員が最新データを共有できるため、リモートワークや出張先でも素早く対応できます。製品によってはチャートやグラフで進捗状況を分かりやすく視覚化でき、問題点の発見と解決策の立案を素早くできるでしょう。

ただし、メモや表計算ソフトと異なり、運用にはコストが発生します。また、各メンバーに多彩な機能を使いこなす能力が求められるため、パソコン作業に慣れていない人にはハードルが高いかもしれません。

まとめ

プロジェクトをスケジュール通りに遂行するために、タスクマネジメントは欠かせません。メモ帳や表計算ソフトでもタスクマネジメントは可能ですが、タスク管理ツールを活用するとより効果的です。

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