上司や部下への効果的な催促とプロセス管理で業務効率アップ：最新タスク管理ツールの賢い活用法
ビジネスの世界では、締め切りの厳守とタスクの進行管理が非常に重要です。しかし、催促は時としてストレス...
今井 智也
チームやプロジェクトの管理に役立つのが、進捗管理ツール（プロジェクト管理ツール）と呼ばれるツールです。進捗管理ツールを導入すれば、管理者がタスクの進捗状況を把握したり、プロジェクトの工数を算出したりするのが容易になります。
本記事では、進捗管理ツールの特徴や機能、導入するメリット、選び方のポイント、おすすめのツール10選を紹介します。
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進捗管理ツールは「プロジェクト管理ツール」とも呼ばれ、チームやプロジェクトの管理者向けのツールです。チームのタスクを管理する機能や、進捗状況を共有する機能、かかった工数を算出する機能など、プロジェクトを円滑に進行するための機能がそろっています。
進捗管理ツールが役に立つのは、例えば以下のようなシーンです。
進捗管理ツールとよく似ているのが、タスク管理ツールです。
タスク管理ツールは、プロジェクト全体のタスクというよりも、チームメンバー一人ひとりのタスクの管理に重点を置いたツールを指します。個人のタスク管理に力を入れたい場合はタスク管理ツール、プロジェクト全体の進捗管理を重視する場合は進捗管理ツールが向いています。
進捗管理ツールの多くは、主な機能として「タスク管理機能」「工数管理機能」「進捗管理機能」「メッセージ・チャット機能」「ファイル共有機能（情報共有機能）」などを備えています。
タスク管理機能とは、締切や担当者などの情報を含めてタスクを作成し、タスクの完了まで進捗状況を管理できる機能です。
タスクをリスト化することで、担当者個人やチームとして何をしなくてはならないかを可視化し、一覧形式で把握することができます。
工数管理機能とは、特定のタスクやプロジェクト、チームでかかりそうな時間・かかった時間を集計したり分析したりできる機能です。プロジェクト全体の中で、該当のタスクがどのくらいの比重を占めるのかも把握できます。
進捗管理機能とは、個々のメンバーやプロジェクト全体の進捗状況を可視化し、共有したり管理する機能です。
遅れを検知し、アラートを出せる進捗管理ツールもあります。
メッセージ・チャット機能とは、プロジェクトやチームのメンバー同士でコミュニケーションを取るための機能です。
タスクに紐づいた情報共有や確認が可能です。
ファイル共有機能（情報共有機能）とは、ドキュメントファイルや画像ファイル、動画ファイルなど、プロジェクトやタスクに関連するファイルをアップロード・ダウンロードできる機能です。権限によって、閲覧のみを許可するなどの設定も可能です。
進捗管理ツールを導入することで、さまざまなメリットが得られます。
主なメリットは、「進捗を可視化できる」「情報を一元管理できる」「情報共有がスムーズになる」などです。
進捗管理ツールを導入することで、自分のタスクはもちろん、部署内やチームメンバーのタスクが可視化され、正確に把握できるようになります。
その結果、進捗の遅れにいち早く気づき、軌道修正することができます。
また、予定より早く進んでいれば、ほかのタスクを追加で割り振るなどの対応も可能です。
こうした状況を、次回以降のタスクの割り振りの改善につなげれば、適切なタスクを適切な人に適切なボリュームで割り振れるようになります。
このように、進捗管理ツールで進捗を可視化することにより、業務効率化につながります。
進捗管理ツールでは、ファイルや連絡の履歴など、プロジェクトや業務に関する情報を一元管理することができます。
このため、更新された最新のファイルを探したり、業務に必要な情報を確認するために複数のツールやファイルを参照したりする手間を省くことができ、業務の効率化につながります。
多くの進捗管理ツールには、チャット機能やメッセージ機能などのコミュニケーション機能が搭載されています。
このため、業務を行いながら、リアルタイムで関連する情報やファイルを共有できます。
可視化された進捗状況に加え、こうした細やかな確認ができることから、上司と部下、メンバー間で認識の食い違いが生まれにくくなり、ミスが起きにくくなります。
進捗管理ツールを選ぶときのポイントは3つあります。
まずは、ツールの機能と用途が合っているか確認しましょう。
タスク管理やカレンダー、チャット、ファイル共有など、さまざまな機能が備わった進捗管理ツールも多いようです。しかし、機能が豊富なツールを選べば良いとは限りません。
上記を念頭に、まずは「何のために進捗管理ツールを導入するのか」を明確化し、用途に合った機能を持つツールを選びましょう。
進捗管理ツールの操作性や使い勝手も重要です。用途に合ったツールを導入しても、「画面が見にくい」「操作のレスポンスが遅い」「操作に慣れるのに時間がかかる」といった欠点があると、現場の業務効率化につながりません。製品の無料デモや無料トライアルを活用し、導入前に操作感をチェックしましょう。
最後にツールのコストパフォーマンスを考慮しましょう。
進捗管理ツールの導入には、大きく分けて導入コスト（初期費用）と運用コスト（月額費用）の2種類のコストがかかります。ツールの導入・運用にかかるコストに対して、充分な費用対効果が得られる製品を選ぶことが大切です。
ここでは、プロジェクト管理者の負担軽減につながる進捗管理ツールを10点紹介します。
i3Links（アイスリーリンクス）は、「予定管理」と「ワークフロー」の2つの機能を掛け合わせた進捗管理ツールです。あらかじめ業務のワークフローを設定し、タスクを登録しておくと、ワークフローに沿ってスケジューラが自動で予定を管理してくれます。 「なるべく人手が介在しない進捗管理ツール」をお探しなら、i3Linksの導入がおすすめです。
シンプルな使い勝手の進捗管理ツールなら、Asana（アサナ）の導入がおすすめです。Asanaはタスク管理機能が充実しており、チームのタスクを登録して、かんばんボード形式やカレンダー形式で表示可能です。 また、必要に応じてSlackやGoogleカレンダーなどのクラウドサービスと連携できます。
Trello（トレロ）は個人向けのタスク管理ツールですが、進捗管理ツールとしても利用できます。タスクをカード化して、付箋を貼るようにツール内のボードに貼り付けていくことで、プロジェクトの進捗状況を視覚的に分かりやすく表現できます。
Jira Software（ジラ・ソフトウェア）は、「アジャイル開発」に適した進捗管理ツールです。アジャイル開発を用いてソフトウェア開発を行っている企業や、プロジェクトごとに異なる要件やワークフローを持つ組織などの進捗管理に、Jira Softwareの導入がおすすめです。
monday.com（マンデードットコム）はイスラエルで生まれた進捗管理ツールですが、日本語にも対応しています。進捗管理画面を自由にカスタマイズできるのが特徴で、見やすいダッシュボード形式の他、作業工程が分かりやすいガントチャート形式で表示することもできます。
Wrike（ライク）は、個人・チームどちらも利用できる進捗管理ツールです。ダッシュボードに「有効タスク」「期限切れタスク」「完了タスク」などの情報を表示できるため、タスクの進捗状況が一目で分かります。
ガントチャート形式で進捗管理を行いたい場合は、Smartsheet（スマートシート）の導入がおすすめです。Smartsheetでは、職種ごとにテンプレートが用意されているため、簡単にガントチャートを作成できます。
Notion（ノーション）は、プロジェクト管理に必要な情報をまとめて管理できるツールです。さまざまな情報をドキュメントや社内Wikiなどの形式で一元管理できるため、「プロジェクトの資料が見つからない」「重要なドキュメントを紛失してしまった」といったトラブルを防止できます。 また、AIが搭載されており、議事録の作成などを自動化する機能も利用できます。
Jooto（ジョートー）は、「カンバン方式」を採用した進捗管理ツールです。タスクをボードに登録し、進捗状況に合わせてドラッグ＆ドロップで移動させていくことが可能です。
例えば、営業活動であれば進捗状況に応じ、「連絡済み」「アポイント予約済み」「受注済み」の項目にタスクを移動させていくことで、進捗状況を可視化できます。
Basecamp（ベースキャンプ）はマルチデバイス対応の進捗管理ツールで、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから利用できます。
Basecampの特徴は、プロジェクトの進捗状況を曲線グラフで表現する「ヒルチャート」を作成できる点にあります。ヒルチャートは、ガントチャートよりも細かく情報を書き込めるため、ガントチャート以外の手段でプロジェクト管理を行いたい場合におすすめです。
プロジェクトを円滑に進めるには、進捗管理ツール（プロジェクト管理ツール）の導入が欠かせません。進捗管理ツールには、チームが抱えるタスクの見える化や、工数計算の自動化など、業務管理者にとって嬉しい機能が用意されています。
業務管理者の負担軽減なら、i3Links（アイスリーリンクス）の導入がおすすめです。i3Linksなら、事前に設定したワークフローに従って、タスクの実行指示やリマインドが自動で行われます。業務管理者の負担を減らし、よりコアな業務にリソースを集中することが可能です。
「i3Links」について詳しくは、こちらのページをご覧ください。
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