業務管理とは？管理するべき業務や効率的な方法を解説

企業の成長に必要不可欠な業務管理。非効率な業務や無駄な業務が浮き彫りになり、業務効率化や生産性アップにつながることから多くの企業で取り入れられています。

しかし、管理するべき業務はもちろん、どう業務管理に取り組むべきかがわからないという企業も珍しくありません。

この記事では、業務管理が重要な理由を説明するとともに、管理するべき業務を7個ピックアップしました。
効果的に管理するコツも紹介しているので、非効率的な業務管理で時間を無駄にしたくないというご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

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1. 業務管理とは

業務の状況を“見える化”して把握し、最適化することを業務管理といいます。業務をスムーズにすることが目的です。また、経営において重要な「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」といった重要な資源を適切に管理し、把握できるようになる点も業務管理のメリットといえます。

1-1. 業務管理が重要な理由

仮に、業務管理を行わなければ、企業などの組織全体でどのような業務が行われていて、それぞれにどのくらいの時間と人員をかけているのかを把握することは困難です。

また、たとえば異なる部署で似たような業務を行っていたり、無駄な待ち時間が発生してボトルネックになっていたりといった無駄が生じていたとしても、気づくことができません。

このような状態を放置していれば、経営資源である人・モノ・カネ・情報を無駄使いしてしまうことになります。ひいては、競争力の低下にもつながります。経営資源を有効に活用するために、業務管理は重要なのです。

2. 業務管理の主な内容

一口に業務管理といっても、「時間管理」や「タスク管理（工数管理）」など、対象はさまざまです。業務管理の対象になるものを7つ、ご紹介します。

2-1. 時間管理

業務に費やしている時間を管理することを「時間管理」といいます。個人のタスクはもちろん、チームがプロジェクトにかけた時間など、あらゆる時間を数値化して管理します。

それぞれの業務の予定や進捗などを数値化して管理することで、スケジュールの遅れにもいち早く気付くことができ、再調整することで巻き返しを図れます。また、数値化することでその業務に費やすべき時間が明確になり、無駄な残業や休日出勤なども防げるでしょう。

2-2. タスク管理（工数管理）

各メンバーが抱えているタスクをリストアップし、管理することも業務管理の一つです。プロジェクト全体こそ社内で共有していても、個人レベルのタスクまで社内で管理している組織は多くないはずです。

しかし、大小さまざまなタスクで成り立っているのがプロジェクトです。特定のタスクが遅れていることで、プロジェクト全体に悪影響を及ぼすことも考えられます。複数のメンバーが担当するプロジェクトでこそ、個人レベルのタスクも管理する必要があります。

2-3. 案件管理

プロジェクトなど、案件ごとに進捗状況を管理することで、業務を可視化して透明性を向上し、最終的には業務効率化につながります。

具体的には、まずタスクを期限とともにリストアップして優先順位を付け、各案件に必要なリソース（人員、予算、時間など）を適切に割り当てます。さらに、進捗の監視と評価を行いましょう。

このような案件管理を継続的に実施することでリソースが最適化され、案件を期限内に高品質で完了させられるようになるはずです。

2-4. 顧客管理

取引している顧客情報を管理することを「顧客管理」といいます。管理する内容は、社名や担当者名だけでなく、商談の日時や回数、内容、使った資料などさまざまです。

社内全体で把握しておくことで、同じような顧客に対応する場合でも誰もが同じアプローチができるなど、営業の質を底上げできるでしょう。また顧客情報を蓄積しておけば、今後のマーケティングにも活用できます。

2-5. 勤怠管理

業務管理には労働時間などを管理する「勤怠管理」も含まれます。勤怠管理は労働基準法で定められた義務の一つで、出退勤の時間や欠勤、遅刻などを数字で管理することをいいます。

時間外労働や休日出勤などは割増賃金の対象になるため、適切に管理しておく必要があります。

2-6. 従業員の健康管理

健康管理も重要な業務管理の一つで、労働安全衛生法第66条では従業員に対して医師による健康診断を実施することを義務付けています。

とはいえ、ただ単に健康診断を実施すればいいわけではありません。長時間労働を是正したり、ストレスチェック制度を採用したり、従業員の健康管理を徹底することで離職を防ぐだけでなく、優秀な人材の採用につながるなど、人材確保にも有効です。

2-7. 経営管理

予算や目標はもちろん、それを遂行するための戦略から実際の売上や利益、課題まで、経営における一連の項目を適切に管理する必要があります。

もちろんそれぞれのデータを記録するだけでなく、分析、改善することで企業の成長に役立てることが重要です。

3. 業務管理を効果的に進める方法

ノウハウがないと、どこからどう業務管理に取り組めばいいのか悩みがちです。ここでは効果的な業務管理の進め方を3つご紹介します。遠回りせずに効果を出したい方は、ツールの導入を検討しましょう。

3-1. PDCAサイクルを継続的に回す

PDCAサイクルのPDCAとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の頭文字を取ったものです。PDCAを繰り返すことで業務の改善を図れるとして、多くの企業で取り入れられているメソッドです。

PDCAを回す上で重要なことは、成功しても失敗しても必ずフィードバックを実施し、改善につなげること。それを継続することでより効率的に目標を達成できるはずです。

3-2. 業務の可視化

適切に業務管理するためには、すべての業務を洗い出して可視化するのがポイントです。すると、業務全体の流れが把握できるだけでなく、非効率になっている業務や無駄な業務が浮き彫りになるはずです。

業務が可視化できて棚卸しができれば、生産性が上がって組織はますます成長するでしょう。

3-3. ツールやシステムを導入する

いざ業務管理をしようと思っても、どこからどう取り組むべきか悩んでしまいがちです。業務管理といっても多岐にわたり、中途半端に取り組んでも効果を発揮しないケースも考えられます。

そんな時は、業務管理ツールを導入するのも一つの手です。ツールを使えば、初めて業務管理に取り組む場合でも安心です。効果的に業務管理したい場合は、ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

4. まとめ

業務管理は企業が成長するうえで必要不可欠です。業務を“見える化”し、スムーズかつ効率的に進められるようになります。

業務管理には時間管理やタスク管理、案件管理、顧客管理だけでなく、従業員の勤怠管理や健康管理も含まれます。適切に健康管理を行うことで離職防止はもちろん、優秀な人材の確保にも効果を発揮します。

とはいえ、多岐にわたる管理項目があり、ノウハウがないと遠回りしてしまうケースも珍しくありません。そんなときは、業務管理ツールを活用するのがおすすめです。

なかでも「i3Links」は初めて業務管理を実施する企業に適しており、定義を作っておけば次々と自動でタスクを生み出してくれるので、それに沿って作業するだけです。
また、各タスクに予定を設定し、遅延や開始予定などをメールで通知することも可能です。タスクの担当者だけでなく管理者にも通知できるので、管理者の負担を軽減してくれます。

業務管理に課題感をお持ちのご担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。