BPMツールとは？メリットや機能、選び方について解説

「BPMツールってどんなもの？」
「業務効率化を図るにあたり、役に立つツールを知りたい」
などとお悩みではありませんか。

この記事では、BPMツールとは何か、何ができるかなどを徹底解説します。BPMツールとは、主に定型的な業務の管理・改善をサポートするためのツールです。

BPMを使うメリットや、選ぶ際のポイントも紹介します。自社の業務効率化を検討している場合は、ぜひご覧ください。

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1. BPMツールとは

BPMツールとは、ビジネスプロセスの管理・改善をサポートするツールです。BPMとはBusiness Process Managementの略で、主に定型業務のプロセスを可視化し、効率化する取り組みを指します。

BPMツールは、主に以下3つの機能を有しています。

• モデリング
• モニタリング
• シミュレーション

モデリングとは業務フローをフロー図の形に可視化する機能のことです。BPMをする際に、業務の全体像を把握するには欠かせない機能です。

モニタリングとは、文字通り業務プロセスを監視する機能を指します。個々のプロセスのログを集計し、業務に変更を加えた際の効果測定をするのにも役立ちます。

シミュレーションとは、現行の業務フローに変更を加えたときの影響を見積もるための機能です。複数パターンの比較もでき、新しいプロセス案の妥当性や効果の見積もりができます。

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2. BPMツールのメリット

BPMツールを使うことで、以下のメリットを享受できます。

• 業務プロセスの可視化・課題改善
• タスクの抜け漏れ防止・スケジュール管理
• 属人化の解消

それぞれ詳しく見ていきましょう。

2-1. 業務プロセスの可視化・課題改善

業務プロセスを改善するために、業務フローを可視化するのは大切な作業です。BPMツールを使うことで、人力で行うよりも効率良く業務プロセスを可視化できます。

業務プロセスを可視化すると、非効率な部分やボトルネックとなっている部分に気づきやすくなります。また改善案や変更があった際にも容易に変更を加えられるので、管理をしやすいこともメリットの一つです。

さらに、定型的な業務を自動化する機能を有した製品もあります。自動化できる業務は機械に任せることで、人員の配置にも余裕ができるでしょう。

BPMツールを使うことで、大きな目的である業務効率化をスムーズに進められます。

2-2. タスクの抜け漏れ防止・スケジュール管理

BPMツールの活用は、タスクの抜け漏れ防止やスケジュール管理にも役立ちます。

業務効率化に着手する前は、業務プロセスがブラックボックス化されていることも多いでしょう。そのままでは、従業員がタスクの一部を忘れてしまう可能性があります。

BPMツールの中には、業務フローとタスクを紐づける機能を有しているものがあります。業務プロセスの可視化に加え、各タスクの期限の設定や通知をできるようにすれば、タスクの抜け漏れ防止にも繋がります。

2-3. 属人化の解消

BPMツールは属人化の解消にも貢献します。業務プロセスのブラックボックス化の原因の一つに、業務の属人化が挙げられます。

特定の人しかやり方を知らない業務があると、その人に業務が集中しやすくなり、全体で見ると非効率になりがちです。そのような業務を可視化することで、従業員全員が業務のやり方を把握できる状態を作れます。

属人化を解消することで業務が標準化され、新しい人員を投入した際もスムーズに引継ぎが可能です。業務の標準化は、会社としての品質の安定にも寄与します。

3. BPMツールの選び方

数あるBPMツールの中から、自社に合った製品を選ぶためのポイントを3つ解説します。BPMツールを選ぶ際は、以下のポイントに注目しましょう。

• システムの柔軟性
• 操作性
• 費用対効果

それぞれ詳しく解説します。

3-1. システムの柔軟性

まずはBPMツールを使ってできることが、自社と親和性が高いかを確認しましょう。具体的には、業務テンプレートや管理機能の充実度が挙げられます。

テンプレートが豊富であれば、一から業務フローを構築することなく素早く作図が可能です。便利な管理機能の例としては、リアルタイムで進捗を把握できる機能やチャットやコメント機能が挙げられます。

システムの仕様と自社の業務との乖離が大きい場合には、業務をシステムに合わせる必要も出てきます。業務の大幅な変更は現場の混乱を招く可能性があるため、できるだけ業務に合うシステムを選ぶことが重要です。

3-2. 操作性

機能面に加え、操作しやすいかも選ぶ際の重要なポイントです。たとえ機能が充実していても、現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。最悪なのは、システムを導入したのに使われないことです。

インターフェースが見やすく、操作が簡単であるかに加え、プログラミングなしでカスタマイズできるかどうかもチェックしましょう。カスタマイズが簡単な製品であれば、変更が発生した際に迅速にシステムへ反映できます。

製品によっては無料トライアル期間を設けているものもあるため、候補のシステムがあれば活用してみましょう。

3-3. 費用対効果

BPMツールの導入費用や、ランニングコストが効果に見合っているかどうかも重要です。
発生する費用としては、導入費用や、サブスクリプション型であれば月額費用、そして運用する従業員の人的費用などがかかります。

BPMツールは直接利益に繋がるものではないため、どのように効果を評価するかも事前にしっかりと決めておきましょう。

4. まとめ

BPMツールの概要やメリット、選び方を解説しました。業務効率化を図る上で、BPMツールは大きな力を発揮します。BPMツールでは、業務プロセスの可視化や変更後のフローのシミュレーション、各タスクの管理が可能です。

タスクの期限設定や通知機能によって、業務運用時の抜け漏れ防止にも役立ちます。またブラックボックス化している業務も標準化でき、引継ぎコストの削減やボトルネックの解消にも役立つでしょう。

BPMツールを導入する際は、自社との親和性だけでなく、誰でも使いやすい操作性や費用対効果もチェックすることが重要です。BPMツールをうまく活用し、業務効率化を実現しましょう。

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