上司や部下への効果的な催促とプロセス管理で業務効率アップ：最新タスク管理ツールの賢い活用法
ビジネスの世界では、締め切りの厳守とタスクの進行管理が非常に重要です。しかし、催促は時としてストレス...
今井 智也
企業ではさまざまなプロジェクトが発生します。プロジェクトが発生したら、完了まで適切に進めていく必要があります。プロジェクトを適切に進める上で大切になるのが、進捗管理です。
この記事では進捗管理の概要やメリット、進捗管理を成功させるためのコツなどを解説します。
進捗管理とは、プロジェクトをスケジュールどおりに進めることを目的とした業務です。具体的には予定と実績を比較して、進捗を管理します。
進捗管理は業務の進み具合だけをチェックするわけではありません。問題や課題を見つけて改善することも、進捗管理の大切な仕事です。
進捗管理をしなくてもプロジェクトは進んでいくかもしれません。しかし、進捗管理をすることで次のようなメリットが期待できます。
進捗管理を行うことで、プロジェクトが抱えている課題や問題点を早期に発見可能です。
進捗管理をせずにいると、課題や問題点が分からないまま、プロジェクトが進んでいってしまいます。その結果、スケジュールに遅延が発生したり、必要以上にコストがかかったりします。
進捗管理を行うことで、早めに課題や問題点が見つけられるため、適切にプロジェクトを進めていけるでしょう。
進捗管理は業務の優先度を明確にする上でも必要です。
進捗管理を行うことで、プロジェクトのスケジュールやどのようなタスクをこなせばよいのかが可視化されます。そのため、業務の優先度にもとづいてプロジェクトメンバーに仕事を割り振ることが可能です。
また、プロジェクトの進捗をチーム全体で共有すれば、従業員同士も誰がどのような作業を進めているかを把握しやすく、従業員間でのトラブルを防げるでしょう。
進捗管理によって業務の偏りを解消できます。誰がどのような業務をどれくらい抱えているかを把握することで、一人の従業員に業務を集中させず、満遍なく分散できます。
業務が偏ると、特定の従業員の負担が増加し、モチベーションの低下を招きかねません。また、特定の従業員しか業務内容が分からない属人化につながる恐れもあります。
属人化が進むと特定の従業員の負担が増えるだけでなく、特定の従業員が不在の時にトラブルに対応できないといったデメリットが発生してしまうでしょう。
進捗管理は業務の生産性向上が期待できます。進捗管理によって業務を適切に分配し、早期に問題を解決できれば、スムーズに業務を進められます。その結果、生産性の向上につながるでしょう。
進捗を管理することで、定期的に目標とタスクの状況を確認できます。目標とタスクを確認することで、目標達成のために自分のタスクを完了させようという責任感が従業員に生まれるでしょう。
従業員が責任感を持つようになることで意識が高まり、従業員のモチベーション向上が期待できます。
進捗管理によって進捗を定期的にチェックすれば、なぜプロジェクトが成功したか、なぜ進捗が遅れたのかなどの原因が見つけられます。プロジェクト成功、もしくはプロジェクト失敗のノウハウを蓄積することで、次のプロジェクトに活かせます。
進捗管理を成功させるためには、次のようなコツを押さえておくことが大切です。
進捗管理を成功させるには、細かい定義を事前に明確にしておきましょう。例えばプロジェクトの進捗に応じた進捗率を設定して、
100％に達した段階でプロジェクト完了とします。
進捗率とは、タスクの進行状況を数値で表したものです。数値化すると、プロジェクト完了までの工数などを把握しやすいです。
定義が明確になっていないと、どこまで進めば順調なペースなのかが分からなくなってしまいます。そのため、進捗管理を成功させるには定義を明確にしておきましょう。
進捗管理では、工程ごとに責任者を決めておきましょう。
責任者が不在では、細かなところまで目が届きづらくなります。責任者を決めておけば何かトラブルが発生した際も、スピーディな情報収集と対処ができます。
そのため、プロジェクトが頓挫する、業務が停滞する、などのリスクを軽減できるでしょう。
進捗管理では、プロジェクトでどのようなタスクが発生するかを割り出しておく必要があります。その際は、可能な限りタスクを細分化しましょう。
プロジェクト達成のために発生するであろうタスクを割り出すには、ゴールから逆算します。
そのため、プロジェクト達成のゴールを明確にすることで、必要なタスクも導きやすくなります。必要なタスクを割り出したら、具体的にどのような作業が必要なのかを細分していきましょう。
さらに、タスクの抜け漏れを確認したり、タスク同士の優先順位も考慮したりすると、より正確なタスクの細分化を行えます。
進捗を適切に管理するには、こまめに状況を確認しましょう。
例えば、定期的なミーティングを実施して進捗を確認するといった方法が挙げられます。
進捗確認にあたっては、プロジェクトのメンバーから情報を共有してもらうのが一般的です。情報を共有してもらう際は、全員で共通のテンプレートを使用しましょう。テンプレートであれば記入の手間が省けるため、従業員の業務負担を軽減することが可能です。
進捗管理は、専用のシステムを導入するのもおすすめです。進捗管理システムであれば、誰がいつまでにどのような業務を完了させるかが一目で判断できます。 また、通知機能が備わっているシステムであれば、進捗管理にかかる業務負担を軽減することが可能です。
専用のシステムを導入すれば進捗がすぐに把握できるため、定期的なミーティングの回数削減も期待できます。
進捗管理によってプロジェクトの成功につなげよう
進捗管理とは、プロジェクトをスケジュールどおりに進めるための業務です。
進捗管理を実施することで、課題や問題を早期に発見できる、業務の優先度を明確にできる、などのメリットにつながります。
進捗管理を実施するには、進捗管理の定義を明確にしておく、責任者が誰なのかを決めておくなど以外にも、専用のシステム導入がおすすめです。
進捗管理に特化したシステムであれば、効率的な進捗管理が可能です。
例えば、タスク管理をサポートするツールi3Linksであれば、予定管理機能が搭載されているため、期日が過ぎたらアラートを発してくれます。進捗管理を適切に実施して、プロジェクトの成功につなげましょう。
「i3Links」について詳しくは、こちらのページをご覧ください。
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